Escritório de Processos nas Organizações Militares

BPM e Escritório de Processos nas Organizações Militares | Exército Brasileiro

Este artigo realiza uma breve análise sobre os aspectos relacionados a criação de um escritório de processos no âmbito de organizações militares utilizando BPM. Além disso, o autor propõe uma revisão

de literatura para que métodos consagrados sejam adaptados na elaboração de processos internos peculiares ao ambiente militar.

Por Fávio Clésio - Militar do Exercíto Brasileiro desde 2004.

Artigo enviado em Setembro de 2010.

Através de observações diretas, bem como o contato com outras unidades militares, o autor constatou através de observações, bem como o contato com militares que estavam servindo em diversas organizações militares onde nas Sargenteações (administração setorial) destas unidades não havia processos estruturados de atendimento aos militares no que concerne à documentação, o que é motivo críticas negativas recorrentes por parte dos militares, bem como o alto nível de retrabalho.

Reforçando o que foi supracitado, tem-se o fato de que muitas vezes os comandantes das organizações militares – responsáveis pela a estrutura administrativa do aquartelamento - não visualizam a administração de baixo nível que são efetuadas pelas as subunidades (administração setorial) devido a - basicamente - três falhas organizacionais:

● Falta de visão macroestrutural pelo comando da organização militar: a ausência de uma arquitetura organizacional efetiva, que faça ao administrador da OM visualizar todo o trâmite documental ao qual chega a sua esfera de atribuições; bem como a inconsistência da departamentalização que é gerada pela a distribuição no Quadro de Cargos Previstos

● Omissão sistemática de informações das subunidades aos canais de comando a que estão diretamente subordinados. Dificuldades estruturais com pessoal pouco qualificado para realizar as funções, e que não reportam essas dificuldades.

● Alta rotatividade de pessoal, e baixo legado na gestão do conhecimento: Pela natureza da profissão militar, a alta rotatividade promove muitas das vezes uma confusão organizacional... Somando isso a falta de documentação dos processos, não há a gestão do conhecimento, no qual neste caso seria a documentação dos processos administrativos, o qual possibilitaria a elaboração de novos processos, padronização regulamentar dos já existentes, bem como a maturação desses processos através da otimização.

Com a exposição desses aspectos, fica claro para o autor que, estas peculiaridades, bem como as resistências culturais e organizacionais já consagradas na questão do funcionalismo público, dificultam a estruturação dos processos, e com a proposta a seguir veremos como um escritório de processos, pode auxiliar para minimizar estas características organizacionais negativas.

PROPOSTA DE ESCRITÓRIO DE PROCESSOS

O escritório de processos dentro da organização militar teria a função de realizar a documentação dos processos administrativo-organizacionais dentro da OM para padronizar procedimento, bem como para o atingimento de conformidade técnica, administrativa e jurídica dos procedimentos; cuidando também do registro desses processos para a gestão do conhecimento.

A estrutura do escritório de processos seria composta de uma comissão com os seguintes atores e as respectivas atribuições:

● Moderador / Mediador / Condutor: Tem como finalidade elaborar a pauta das reuniões, ser interlocutor entre as discussões dos técnicos.

● Documentador: Tem como função utilizar o software de registro e inserir as atividades, tarefas e passos descritos durante a reunião. Deve ser conhecedor da notação BPMN bem como ser capaz de representar de maneira eficiente e padronizados seus registros a todos os membros da comissão e ao chefe do escritório de processos.

● Participantes do Processo: os participantes têm como função descrever as suas tarefas ao mediador para a confecção dos processos relativos às suas atividades, tarefas e passos, para fins de documentação, bem como tem função também de realizar sugestões para melhoria da execução de duas tarefas.

● Assessoria Documental: Tem a finalidade de realizar o suporte no que concerne à conformidade dos procedimentos com as regras legislativas e administrativas para a confecção das tarefas; deve privilegiar a eliminação de atritos entre a parte técnica e a parte tática. Se for o caso, deve agir de bom senso e eliminar barreiras organizacionais para a execução dos processos.

De acordo com o presente estudo é plenamente possível à elaboração de um escritório de processos no âmbito das Forças Armadas.

O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) com uso da notação BPMN têm muito a contribuir para a melhoria, documentação e gestão dos processos internos de uma organização militar, seja como forma de gestão do conhecimento, no qual transforma conhecimento tácito em explicito; bem como contribuir de forma decisiva para o alinhamento organizacional seja como forma de reengenharia dos processos internos no âmbito do Exército Brasileiro, seja como forma de contribuir para a busca da economicidade ao erário público.

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Esta foi mais uma contribuição voluntária de conteúdo.

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